Poczta elektroniczna to ważna metoda komunikacji biznesowej. Jest szybka, tania i łatwo dostępna. Mimo, iż od lat przepowiadano odejście maili w zapomnienie, liczba wysyłanych i odbieranych wiadomości z roku na rok rośnie, a korzystanie z poczty elektronicznej przynosi spore korzyści.
Ciężko o profesję czy stanowisko, na którym nie ma konieczności posiadania adresu mailowego. Przypisanie firmowego maila nowemu pracownikowi jest jednym z pierwszych “rytuałów”, do których dochodzi po jego zatrudnieniu. Według statystyk, każdego dnia wysyłanych jest ponad 205 milionów maili, a liczba ta wciąż rośnie. Dodatkowo, ponad miliard osób polega na poczcie elektronicznej jako głównym narzędziu wykorzystywanym podczas wykonywania codziennych zadań i obowiązków.
W ubiegłym roku kwestia aktualności skrzynek elektronicznych ponownie została poddana pod wątpliwość, a wszystko za sprawą przechodzenia większości przedsiębiorstw w tryb pracy zdalnej. Jak grzyby po deszczu zaczęły popularyzować się nowe możliwości komunikacyjne, takie jak np. Zoom, MS Teams czy Slack. O ile prawdą jest, że niektóre narzędzia i aplikacje mogą zastąpić część funkcji poczty elektronicznej, wiadomości mailowe nadal pozostają narzędziem najbardziej wielofunkcyjnym.
Maili nie używamy przecież jedynie do komunikacji. Na wiadomościach mailowych opiera się spora część marketingu, wspomagają one także pełnienie funkcji zarządzania projektami, zapewnianie wsparcia sprzedaży, kontakt z nowymi klientami, ustalanie spotkań, projektowanie kalendarza wydarzeń czy współpracy z resztą zespołu. Dlaczego, w obliczu tak wielu niepodważalnych korzyści, ludzie wątpią w możliwości poczty elektronicznej?
Odpowiedź na postawione wcześniej pytanie jest raczej prosta – często zwyczajnie nie potrafimy odpowiednio dobrać sposobu komunikacji pod konkretne zadanie. Pojawienie się komunikatorów, takich jak Slack, to duże ułatwienie, ale nie należy liczyć na to, że zepchną one klasyczne maile na drugi plan. Tego typu aplikacje nadają się idealnie do komunikacji wewnętrznej, dopinania szczegółów projektów, korygowania niejasności, ponieważ dają możliwość kontaktu w czasie rzeczywistym, będąc poniekąd substytutem spotkań twarzą w twarz.
W przeciwieństwie do nich, maile z założenia miały służyć do czegoś innego – do komunikacji z jedną, konkretną osobą lub instytucją zewnętrzną. Nie powinno nas zatem dziwić, że wysyłając lub forwardując służbowe wiadomości mailowe do grup osób, czy namiętnie korzystając z kilku różnych adresów, popadamy w chaos. Ten z kolei tworzy w naszych skrzynkach bałagan, z którego ciężko wyjść i w wyniku którego zdarza się nam tracić klientów i zapominać o ważnych zadaniach.
Większość z nas nie przepada za natarczywymi, narzucającymi swoje usługi czy względy osobami. Gdy ktoś bez wahania wkracza w naszą prywatną przestrzeń, najczęściej czujemy się zagrożeni i poirytowani. Komunikatory typu Whatsapp, Messenger czy klasyczne SMS-y są przez większą część użytkowników uważane za właśnie takie prywatne przestrzenie, które powinny być przeznaczone jedynie dla znajomych, przyjaciół, rodziny, czasem współpracowników.
W tym miejscu kolejny raz potwierdza się ponadczasowość i uniwersalność komunikacji mailowej. Wiadomość wysłana na pocztę elektroniczną zachowuje ostrożny dystans zawodowy, nie jest ani zbyt osobista, ani zbyt odległa. Jak w każdym przypadku, także i w tym wszystko jest kwestią odpowiedniego wyczucia – jeżeli prowadzony przez nas biznes ma bardziej luźną formułę, a jego targetem są młodzi odbiorcy, dla których bezpośrednia forma kontaktu przez komunikatory może stanowić zaletę, warto to narzędzie wypróbować. W innych wypadkach, zalety maili, takie jak nienarzucająca się bezpośredniość, prostota i formalny styl, prawie zawsze przeważają nad zaletami innych metod.
Cały problem poczty elektronicznej leży więc w sposobie, w jaki z niej korzystamy. Dzięki odpowiednim narzędziom i nowoczesnym rozszerzeniom może być ona potężniejsza niż jakiekolwiek inne narzędzie komunikacyjne w Internecie.
Zdjęcie główne artykułu: fot. imran kadir photography / Moment / Getty Images
