Dostarczyłeś swój produkt lub zrealizowałeś usługi na czas, a klient był zachwycony Twoją pracą. I nagle pojawia się problem – płatność opóźniona o kilka tygodni. Co z tym zrobić?
Powoli płacący klienci to zmora biznesu. Bez względu na to, jaką firmę prowadzisz, na pewno się z nimi spotkasz. W rzeczywistości nawet 80% małych firm ma trudności z egzekwowaniem płatności od klientów.
Firmy zazwyczaj tłumaczą niespłacanie faktury w terminie w ten sam sposób: „Nie otrzymaliśmy faktury”, „Osoba odpowiedzialna jest nieobecna”, „Faktura musiała zawieruszyć się w dziale księgowym” itd. Zdarzają się próby wymuszania anulowania transakcji poprzez nieuzasadnione reklamacje i skargi. Czasami klienci przekonują, że nie mają środków, by uregulować płatność, a w najgorszym wypadku milczą i urywają wszelki kontakt.
Jednostkowe sytuacje oczywiście są problematyczne i powinny budzić czujność, jednak z klienta, który zawsze spóźnia się z płatnościami, lepiej zrezygnować.
Buduj z klientem relacje oparte na zaufaniu i szczerości. W razie problemów z płatnością będziesz mógł otwarcie poruszyć tę kwestię, a klient chętniej zwierzy Ci się z faktycznych powodów opóźnienia. Przyjazne stosunki z klientem to również emocjonalna i psychiczna motywacja dla niego. Nie będzie chciał zepsuć waszych relacji i być może bardziej poczuje się do obowiązku spłaty zadłużenia. Nie zamykaj się na dialog z kontrahentem. Często najprostszym rozwiązaniem jest zwykła rozmowa.
Gdy ty i kontrahent dopiero rozpoczynają współpracę, warto zdecydować się na przedpłatę lub przynajmniej zaliczkę. Jest to dobry pomysł szczególnie w przypadku dużych transakcji. Płatność z góry za usługi nie jest niezwykłą praktyką i często jest jedynym zabezpieczeniem dla przedsiębiorcy. Pamiętaj tylko, by z wyprzedzeniem poinformować klienta o takim warunku.
Zaoferuj niewielką zniżkę tym, którzy płacą terminowo. Ta metoda stymulowania kupujących nie wpłynie znacząco na Twój główny przychód, ale znacznie przyspieszy proces płatności. Możesz pomyśleć też o miłych i eleganckich upominkach dla rzetelnych klientów.
Jeśli chodzi o tych problematycznych, opracuj jasne zasady, na których naliczana będzie stosowna kara – procent od podstawy zadłużenia za każdy dzień zwłoki. Zadbaj o to, by klient był świadomy konsekwencji opóźnienia płatności.
Nie odpuszczaj nawet małych zadłużeń – to zdecydowanie zła praktyka, gdy w biznesie liczy się każda złotówka. Opracuj wygodny system monitowania dłużników i regularnie wysyłaj im upomnienia. Pamiętaj o odpowiednim tonie takich wiadomości – powinny być uprzejme, stanowcze, bez emocji i gróźb. W końcu chcesz otrzymać zasłużoną zapłatę, a nie stracić klienta.
Jeśli klient ma nieopłaconą fakturę, nie wykonuj dla niego kolejnych usług i nie dostarczaj towarów. Będzie to generowało tylko dalsze zadłużenie, a Ciebie narażało na większe straty, Ten czas możesz poświęcić dla kogoś, kto na pewno Ci zapłaci. Równocześnie jest to swego rodzaju kara dla „spóźnialskiego”.
Zadbaj o to, by Twoi klienci mieli maksymalnie różnorodny wybór sposobów dokonywania płatności – kartą, gotówką, przelewem itd. To znacznie ułatwi sprawę i przyspieszy cały proces.
Gdy pokojowe próby rozwiązania problemu nie pomagają, pozostaje zgłoszenie dłużnika do odpowiedniego rejestru i egzekwowanie płatności na drodze sądowej.
Zdjęcie główne: Andrea Piacquadio/pexels.com
